Gửi hàng nước ngoài: Hướng dẫn từ A–Z cho người mới bắt đầu

Ngày nay, nhu cầu gửi hàng nước ngoài ngày càng tăng mạnh khi nhiều người Việt có thân nhân, bạn bè học tập và làm việc ở khắp nơi trên thế giới. Ngoài mục đích cá nhân, nhiều doanh nghiệp và shop online cũng cần vận chuyển hàng ra quốc tế để phục vụ khách hàng. Tuy nhiên, không ít người lần đầu gửi hàng thường gặp bối rối: lo sợ thủ tục rườm rà, chi phí cao, hoặc không biết mặt hàng nào được phép vận chuyển. Để giúp bạn giải quyết những lo lắng này, bài viết dưới đây sẽ chia sẻ chi tiết những điều cần chuẩn bị, các quy định quan trọng khi gửi hàng ra quốc tế và gợi ý dịch vụ uy tín tại Việt Nam để bạn an tâm lựa chọn.

Những điều cần chuẩn bị, các quy định quan trọng khi gửi hàng ra quốc tế

1. Những điều cần chuẩn bị trước khi gửi hàng quốc tế

Khi bắt đầu quá trình gửi hàng nước ngoài, việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, tránh rủi ro và đảm bảo kiện hàng đến tay người nhận an toàn. Có ba yếu tố quan trọng bạn không nên bỏ qua:

1.1  Kiểm tra quy định hải quan của nước nhận

Mỗi quốc gia có những quy định riêng về hàng hóa được phép nhập khẩu. Nếu không tìm hiểu trước, hàng của bạn có thể bị giữ lại tại cửa khẩu hoặc thậm chí bị trả về. Ví dụ, nhiều nước hạn chế nhập khẩu thực phẩm chế biến thủ công, mỹ phẩm chưa có chứng từ hoặc hàng điện tử không đạt tiêu chuẩn. Vì vậy, trước khi gửi hàng quốc tế, hãy tham khảo thông tin từ website hải quan nước nhận hoặc nhờ đơn vị vận chuyển hỗ trợ kiểm tra.

1.2 Ước lượng cân nặng, kích thước để dự trù chi phí

Chi phí gửi hàng nước ngoài phụ thuộc nhiều vào trọng lượng và thể tích. Nếu kiện hàng cồng kềnh, phí vận chuyển sẽ cao hơn dù trọng lượng thực tế nhẹ. Do đó, nên đo và cân trước khi đóng gói, đồng thời so sánh giữa trọng lượng thực và trọng lượng quy đổi (theo kích thước) để dự trù chi phí chính xác. Đây là bước quan trọng để tránh phát sinh ngoài ý muốn khi thanh toán.

Nếu không đóng gói chắc chắn hàng hóa có nguy cơ bị móp méo, hỏng hóc

1.3 Chuẩn bị giấy tờ cơ bản: invoice, thông tin người nhận

Một bộ hồ sơ gửi hàng tiêu chuẩn thường bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (invoice): ghi rõ giá trị, số lượng, loại hàng.

• Thông tin người nhận: tên, địa chỉ, số điện thoại chính xác.

• Chứng từ liên quan: giấy chứng nhận xuất xứ, chứng từ kiểm định (nếu hàng thuộc nhóm đặc biệt).

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ giúp quá trình thông quan nhanh chóng, giảm nguy cơ hàng bị giữ lại. Đồng thời, đây cũng là yếu tố quan trọng để tạo niềm tin cho người nhận về tính minh bạch của kiện hàng.

2. Khó khăn khi gửi hàng nước ngoài từ Việt Nam

Mặc dù nhu cầu gửi hàng nước ngoài ngày càng tăng, nhưng nhiều cá nhân và doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn gặp phải không ít trở ngại. Nếu không chuẩn bị kỹ, những khó khăn này có thể làm chậm tiến độ giao hàng, thậm chí khiến kiện hàng không đến được tay người nhận.

2.1 Thủ tục hải quan phức tạp

Không ít người lần đầu gửi hàng quốc tế thường bối rối trước quy định của hải quan. Tùy theo từng nước, thủ tục nhập khẩu có thể yêu cầu nhiều giấy tờ bổ sung như chứng nhận an toàn, giấy phép đặc thù hoặc kiểm định chất lượng. Nếu thiếu sót, kiện hàng có thể bị giữ lại, kéo dài thời gian giao nhận.

2.2 Chi phí vận chuyển biến động

Giá cước gửi hàng nước ngoài không cố định mà phụ thuộc vào tuyến đường, phương thức vận chuyển (đường hàng không, đường biển), trọng lượng và thể tích. Trong mùa cao điểm, chi phí có thể tăng cao, khiến người gửi khó kiểm soát ngân sách. Đây là một trong những rào cản lớn đối với những người gửi hàng thường xuyên.

Trong mùa cao điểm, chi phí có thể tăng cao, khiến người gửi khó kiểm soát ngân sách

2.3 Rủi ro mất mát hoặc hư hỏng

Quá trình vận chuyển quốc tế thường kéo dài, đi qua nhiều khâu trung chuyển. Nếu không đóng gói chắc chắn hoặc không có bảo hiểm, hàng hóa có nguy cơ bị móp méo, hỏng hóc, thậm chí thất lạc. Điều này gây thiệt hại không nhỏ, đặc biệt là với các mặt hàng giá trị cao như linh kiện điện tử, mỹ phẩm hay nông sản đặc sản.

2.4 Hạn chế trong việc theo dõi hàng

Không phải tất cả các dịch vụ gửi hàng đi nước ngoài đều có hệ thống tracking hiện đại. Một số đơn vị chỉ cung cấp mã vận đơn cơ bản, khiến khách hàng khó theo dõi chính xác lộ trình. Điều này gây ra tâm lý lo lắng khi hàng bị giao chậm hơn dự kiến.

3. Quy định khi gửi hàng ra nước ngoài

Để việc gửi hàng nước ngoài diễn ra thuận lợi, người gửi cần nắm rõ một số quy định cơ bản. Mỗi quốc gia sẽ có yêu cầu riêng, nhưng nhìn chung có những điểm chung mà bạn phải lưu ý để tránh hàng bị giữ lại hoặc trả về.

• Quy định về chủng loại hàng hóa: Các quốc gia đều có danh mục cấm nhập khẩu, thường bao gồm: vũ khí, chất cháy nổ, hàng giả mạo thương hiệu, thực phẩm tươi sống, động vật hoang dã và các loại thuốc chưa được cấp phép. Vì vậy, trước khi gửi hàng đi nước ngoài, cần kiểm tra kỹ danh mục này.

• Quy định về trọng lượng và kích thước: Các hãng vận chuyển thường có giới hạn cụ thể về trọng lượng và kích thước. Ví dụ, đường hàng không thường giới hạn tối đa 30–50kg mỗi kiện và chiều dài không vượt quá 1,5m. Nếu vượt quá quy định, bạn sẽ phải tách nhỏ kiện hàng hoặc chịu thêm phí quá khổ.

• Quy định về giấy tờ đi kèm: Tùy vào giá trị hàng hóa, bạn có thể cần chuẩn bị thêm invoice (hóa đơn thương mại), packing list (bảng kê chi tiết) hoặc giấy phép nhập khẩu từ phía người nhận. Với các kiện hàng cá nhân, tối thiểu phải có thông tin đầy đủ của người gửi và người nhận. Đây là bước quan trọng để hải quan dễ dàng thông quan.

• Quy định về thuế và phí nhập khẩu: Ở nhiều quốc gia, người nhận phải đóng thuế nhập khẩu hoặc VAT cho kiện hàng. Tỷ lệ thuế tùy thuộc vào loại hàng và giá trị khai báo. Nếu người gửi không thông báo trước, người nhận có thể bất ngờ vì phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Việc nắm vững các quy định này sẽ giúp quá trình gửi hàng nước ngoài diễn ra nhanh chóng, tránh rủi ro bị chậm trễ hoặc thất lạc.

4. Những mặt hàng dễ bị giữ lại khi gửi quốc tế

Trong quá trình gửi hàng nước ngoài, không ít trường hợp kiện hàng bị hải quan giữ lại vì chứa sản phẩm nằm trong danh mục hạn chế. Để tránh rủi ro này, bạn cần nắm rõ các nhóm mặt hàng dễ gặp vấn đề khi thông quan.

4.1 Thực phẩm tươi, nước, pin, hóa chất

• Thực phẩm tươi sống như thịt, cá, rau củ quả thường không được chấp nhận do khó kiểm soát an toàn vệ sinh.

• Đồ uống có cồn, nước ngọt, sữa tươi thường bị giới hạn dung tích hoặc cấm hoàn toàn.

• Pin, sạc dự phòng, hóa chất dễ cháy nổ nên phần lớn hãng hàng không và dịch vụ vận chuyển quốc tế không nhận..2

4.2 Mỹ phẩm, thuốc chưa có chứng từ

• Mỹ phẩm dạng lỏng, nước hoa, serum nếu không có chứng từ nhập khẩu rõ ràng dễ bị giữ lại vì quy định nghiêm ngặt về kiểm nghiệm chất lượng.

• Thuốc tây, thực phẩm chức năng không có đơn kê của bác sĩ hoặc giấy phép nhập khẩu hợp lệ cũng nằm trong danh mục rủi ro cao.

4.3 Cách xử lý nếu hàng bị hải quan giữ

Trong trường hợp lô hàng bị giữ lại, bạn có thể:

• Liên hệ đơn vị vận chuyển để được hỗ trợ bổ sung giấy tờ.

• Thỏa thuận với người nhận về phương án nộp thuế hoặc phí phát sinh.

• Nếu không thể giải quyết, hàng có thể bị trả về hoặc tiêu hủy theo quy định.

Việc hiểu rõ các mặt hàng dễ bị giữ sẽ giúp bạn gửi hàng nước ngoài an toàn, tiết kiệm thời gian và chi phí.

5. TNL Express – Dịch vụ gửi hàng nước ngoài uy tín tại Việt Nam

Sau khi nắm rõ những khó khăn, quy định và rủi ro thường gặp, điều quan trọng nhất chính là lựa chọn một đơn vị vận chuyển đáng tin cậy. 

Đội ngũ nhân viên hướng dẫn chuẩn bị giấy tờ cần thiết, hạn chế tối đa rủi ro khi thông quan

TNL Express hiện là một trong những đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ gửi hàng nước ngoài từ Việt Nam đi Mỹ, Úc, Canada, châu Âu và nhiều quốc gia khác, với nhiều ưu điểm nổi bật:

• Tư vấn miễn phí: Hỗ trợ khách hàng kiểm tra mặt hàng, báo giá trước khi gửi, giúp tránh tình trạng phát sinh chi phí.

• Thủ tục nhanh gọn: Đội ngũ nhân viên hướng dẫn chuẩn bị giấy tờ cần thiết, hạn chế tối đa rủi ro khi thông quan.

• Cước phí cạnh tranh: TNL Express có chính sách cước linh hoạt, phù hợp cả với cá nhân gửi quà biếu lẫn doanh nghiệp xuất hàng.

• Thời gian vận chuyển ổn định: Kết nối với các hãng bay và đối tác quốc tế lớn, đảm bảo thời gian giao hàng đúng cam kết.

• Theo dõi hành trình online: Khách hàng có thể tra cứu tình trạng đơn hàng mọi lúc, mọi nơi.

Không chỉ đơn thuần là dịch vụ vận chuyển, TNL Express còn đóng vai trò như người bạn đồng hành, giúp bạn an tâm khi gửi hàng nước ngoài – từ một món quà nhỏ cho người thân cho đến lô hàng số lượng lớn phục vụ kinh doanh.

Việc gửi hàng nước ngoài từ Việt Nam không chỉ dừng lại ở chuyện đóng gói và vận chuyển, mà còn liên quan đến nhiều quy định hải quan, giấy tờ và những rủi ro có thể phát sinh. Chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu kiểm tra mặt hàng, nắm rõ quy định, cho đến lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín sẽ giúp hành trình gửi hàng trở nên an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm hơn. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực logistics, dịch vụ hỗ trợ tận tình và chi phí minh bạch, TNL Express cam kết mang đến cho bạn trải nghiệm gửi hàng ra nước ngoài dễ dàng và an tâm nhất.