CÁCH XỬ LÝ NẾU HÀNG BỊ HẢI QUAN GIỮ LẠI: HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VÀ CÁCH TRÁNH

Gửi hàng ra nước ngoài và nhận thông báo: “Hàng đang bị giữ tại hải quan”, chắc hẳn ai cũng thấy hoang mang. Không rõ lý do? Không biết cách xử lý? Lo mất luôn kiện hàng? Tình huống này xảy ra khá thường xuyên, nhất là khi gửi thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm hoặc hàng thiếu giấy tờ. Vậy làm sao để xử lý nhanh chóng, đúng quy trình? Và làm sao để tránh bị giữ hàng ngay từ đầu? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ nguyên nhân, cách giải quyết và những lưu ý quan trọng khi gửi hàng quốc tế.

1. Tại sao hàng bị giữ lại?

Việc hàng hóa bị giữ lại tại hải quan là một tình huống không hiếm gặp, đặc biệt với những người lần đầu gửi hàng quốc tế. Trước khi tìm đến cách xử lý nếu hàng bị hải quan giữ lại, bạn cần hiểu rõ nguyên nhân – vì chính từ đó, mới có thể đưa ra giải pháp phù hợp.

1.1 Khai báo sai hoặc thiếu thông tin

Đây là lỗi phổ biến nhất. Hàng hóa không được khai báo chính xác về số lượng, chủng loại, giá trị hoặc mục đích sử dụng dễ bị hải quan nghi ngờ và giữ lại để kiểm tra thêm.

1.2 Thiếu giấy tờ đi kèm

Một số mặt hàng – như thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm – yêu cầu giấy chứng nhận, hóa đơn mua hàng hoặc chứng từ hợp pháp. Việc thiếu sót các tài liệu này là lý do hàng bị dừng lại để xác minh.

1.3 Gửi nhầm hàng cấm hoặc hàng cần kiểm soát đặc biệt

Có nhiều loại hàng hóa nằm trong danh sách cấm hoặc chỉ được phép gửi đi khi có giấy phép đặc biệt (thuốc chứa chất cấm, thiết bị công nghệ cao, động vật, thực vật...). Nếu bạn không nắm rõ quy định, rủi ro bị giữ hàng rất cao.

1.4 Đóng gói không đạt chuẩn

Đóng gói lỏng lẻo, không đúng quy cách khiến kiện hàng dễ bị hư hỏng hoặc gây nghi ngờ trong quá trình soi chiếu. Đây cũng là nguyên nhân khiến nhiều kiện hàng bị giữ lại để kiểm tra lại nội dung bên trong.

Đóng gói lỏng lẻo, không đúng quy cách khiến kiện hàng dễ bị hư hỏng hoặc gây nghi ngờ trong quá trình soi chiếu

1.5 Gửi hàng qua đơn vị thiếu chuyên nghiệp

Việc chọn sai đơn vị vận chuyển, thiếu kinh nghiệm trong khai báo hải quan hoặc không hỗ trợ xử lý phát sinh, khiến kiện hàng của bạn dễ bị vướng lại tại cửa khẩu mà không ai hỗ trợ kịp thời.

2. Cách xử lý khi hàng bị giữ lại tại hải quan

Khi phát hiện kiện hàng bị giữ tại hải quan, đừng quá lo lắng. Điều quan trọng nhất là bạn cần bình tĩnh và làm theo từng bước sau để giải quyết nhanh chóng:

2.1 Kiểm tra thông báo từ đơn vị vận chuyển

Thông thường, bạn sẽ nhận được email hoặc tin nhắn từ đơn vị vận chuyển thông báo rằng hàng đang bị giữ lại tại cửa khẩu. Hãy đọc kỹ nội dung để biết lý do sơ bộ – ví dụ như thiếu giấy tờ, sai thông tin khai báo, hay nghi ngờ có hàng thuộc diện kiểm tra đặc biệt.

2.2 Liên hệ trực tiếp với hải quan hoặc đơn vị vận chuyển

Đây là bước quan trọng để bạn xác định rõ nguyên nhân cụ thể. Có thể bạn cần cung cấp thêm giấy tờ như hóa đơn mua hàng, chứng minh nguồn gốc hàng hóa, hoặc đơn khai báo hải quan bổ sung.

Liên hệ trực tiếp với hải quan hoặc nhờ đến dịch vụ gửi hàng quốc tế chuyên nghiệp hỗ trợ

Trong một số trường hợp, việc liên hệ trực tiếp với hải quan sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý, nhưng nếu bạn chưa quen với các thủ tục nên nhờ đến dịch vụ gửi hàng quốc tế chuyên nghiệp hỗ trợ.

2.3 Cung cấp hoặc chỉnh sửa thông tin cần thiết

Nếu lý do bị giữ là do thiếu hoặc sai thông tin, bạn cần bổ sung và gửi lại đúng mẫu theo yêu cầu. Một số lỗi thường gặp như: khai sai mã HS code, không khai giá trị thực, thiếu chứng từ kiểm dịch (với hàng thực phẩm, mỹ phẩm…).

2.4 Theo dõi tiến trình xử lý và đóng phí phát sinh nếu có

Một số trường hợp có thể phát sinh phí lưu kho, kiểm tra lại, hoặc phạt nhẹ nếu lỗi khai báo sai. Bạn cần nắm rõ để không bị trễ thời gian giao hàng hoặc gây tổn thất lớn hơn.

3. Làm thế nào để tránh bị giữ lại hàng hóa?

Thực tế, phần lớn các trường hợp bị giữ lại tại hải quan có thể phòng tránh được nếu bạn chuẩn bị kỹ ngay từ đầu. Dưới đây là những điều cần lưu ý trước khi gửi hàng ra nước ngoài:

3.1 Hiểu rõ danh mục hàng hóa bị hạn chế hoặc cấm gửi

Mỗi quốc gia sẽ có danh sách riêng các mặt hàng bị hạn chế hoặc cấm nhập khẩu. Ví dụ, nhiều nước không cho phép nhập thực phẩm tươi sống, dược phẩm không rõ nguồn gốc, hay các sản phẩm chứa chất cấm. Trước khi gửi, hãy tra cứu kỹ quy định hải quan quốc tế của nước nhận.

3.2 Khai báo trung thực và đầy đủ thông tin hàng hóa

Một lỗi rất phổ biến là khai không đúng giá trị thật, mô tả hàng không rõ ràng, hoặc cố tình giấu loại hàng. Điều này dễ khiến kiện hàng bị giữ lại để kiểm tra thêm. Khai báo rõ ràng, trung thực sẽ giúp hàng hóa thông quan nhanh hơn.

3.3 Chuẩn bị giấy tờ kèm theo một cách đầy đủ

Tùy loại hàng, bạn có thể cần thêm hóa đơn, phiếu kiểm định, giấy chứng nhận xuất xứ, hoặc chứng từ an toàn thực phẩm. Đặc biệt là với thuốc, thực phẩm, mỹ phẩm, hoặc hàng công nghệ cao – cần kiểm tra kỹ danh sách giấy tờ yêu cầu.

3.4 Đóng gói hàng hóa đúng chuẩn

Việc đóng gói không đúng tiêu chuẩn có thể khiến hàng bị giữ lại để kiểm tra, hoặc thậm chí bị trả lại. Với thực phẩm khô, đồ hộp, hoặc vật phẩm dễ vỡ, nên tuân thủ các tiêu chí đóng gói quốc tế và ghi nhãn rõ ràng.

3.5 Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, có hỗ trợ hải quan

Đây là yếu tố then chốt giúp giảm rủi ro. Một đơn vị có kinh nghiệm sẽ tư vấn từ bước khai báo, đóng gói đến xử lý các sự cố phát sinh. 

TNL Express là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế trọn gói với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành. Từ tư vấn về quy định hải quan, hỗ trợ đóng gói đúng chuẩn đến việc xử lý các tình huống như hàng bị giữ lại, chúng tôi luôn đồng hành cùng bạn trong mọi bước đi.

Với dịch vụ hỗ trợ trọn gói, TNL Express không chỉ giúp bạn giải quyết các vấn đề về thủ tục mà còn đảm bảo rằng hàng hóa của bạn sẽ được gửi đi nhanh chóng, an toàn và đúng quy trình quốc tế.

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành, chúng tôi luôn đồng hành cùng bạn trong mọi bước đi

Việc hàng hóa bị giữ lại tại hải quan có thể xảy ra bất cứ lúc nào nhưng nếu bạn hiểu rõ lý do và cách xử lý, tình huống này sẽ không còn là vấn đề quá lớn. Hãy nhớ rằng, việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, khai báo chính xác và tuân thủ đúng quy định là chìa khóa để tránh những sự cố không mong muốn. Nếu bạn cảm thấy khó khăn trong việc xử lý, đừng ngần ngại tìm đến những đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp như TNL Express, chúng tôi sẽ giúp bạn dễ dàng vượt qua mọi thủ tục, đảm bảo hàng hóa luôn đi đúng hướng và không gặp phải rắc rối!

TNL Express – Kiện hàng của bạn, Trách nhiệm của chúng tôi.